מכתב המנכ“ל ליושבי ראש ועדות

נוהל עבודה בין יו"ר של הוועדות השונות באיגוד למזכירות האיגוד

נוהל עבודה תקין באיגוד הישראלי לעיתונות תקופתית

1.    העקרונות המנחים בניהול תקין של עמותה הינו שקיפות, בכתב באמצעות מסמכים ותיעוד במסמכים של פעיליות העמותה מוסדותיה וועדותיה ובעיקר תעוד במסמכים של פעולות נוספות ופעולות בעלות שווי כספי, וחשיפת הפעולות בעיקר כספיות בפני מוסדות: הגזברות והביקורת תוך תיאום בינם לבין מזכירות האיגוד, ותוך תיאום עם סניפי האיגוד (אם קיימים בפועל), שפעולתם הכספית צריכה להתבצע אך ורק באמצעות המוסדות המרכזיים של האיגוד, מזכירות וגזברות.

2.    כל  הפעולות והוצאות כספיות או בעלות שווי כספי של האיגוד באופן שוטף או כל פעולה ופעילות שהם חלק מפרוייקט של האיגוד, או שבו נוטל האיגוד חלק בשיתוף פעולה עם אחרים, כמו: כנסים, סמינרים, סיורים-לימודיים ופעולות שונות בעלות היבטים כספיים  צריכות לעבור דרך מזכירות האיגוד, הגזברות וביקורת עמותת האיגוד בשקיפות מלאה. לא תתבצע התחייבות כספית או בעלת שווי כספי שלא באמצעות הגופים המרכזיים. אין לבצע בסניפים פעולות כספיות, שלא עוברות דרך המזכירות הארצית.

3.    יש לדאוג למסמכים כתובים ו/או ממוחשבים, שיש להפיקם גם על נייר לצורך תיוק כמו: קבלות, רישומי תקבולים והוצאות שוטפות וכן הוצאות והכנסות מפרוייקטים מיוחדים, הצעות למתן שירותים ותימחורם שמועברות לאיגוד מנותני שירותים,ותמיד  לקחת 3 הצעות (אלא אם כן מתקבלת החלטה אחרת בפורום שבו חברים היו"ר, המנכ"ל והגזבר),  קבלת ההצעות הגשת חשבונות על ידי ספקים ונותני שירותים וכן קבלות וחשבונות הם כתנאי לביצוע התשלומים בפועל (או לאחר הבצוע בהתאם לגמישות הנסיבות).

4.    לא רשאי אף אחד מחברי האיגוד להוציא מכתב רשמי על נייר האיגוד אלא אם כן נעשה הדבר באמצעות מזכירות האיגוד, בין להתכתבות פנימית ובין להתכתבות חיצונית. כל מכתב כזה יובא לידיעתם של היו"ר והמנכ"ל.

5.    את כל המסמכים יש לדאוג לתייק במשרדי האיגוד בלבד.

6.    ארגון כנס או סיור לימודי או סמינר מטעם האיגוד הם חלק מפעולות הכרוכות בניהול דקדקני של חשבונות ומסמכים כספיים, במזכירות האיגוד, שיש לבצע כדי לזכות באישור ניהול תקין שנתי מרשם העמותות, וכדי לזכות בתמיכת משרדי הממשלה כמו חינוך ו/או תרבות ו/או רשויות מקומיות ולכן חלים עליו הכללים בחוות דעת זו. כל פעולה הכרוכה בביצוע ובהפקת סמינר צריכה לעבור דרך מזכירות האיגוד

         כולל: גביית כספים מחברים ו/או משתתפי סמינר אחרים, קבלות, 

         פניות לספקים ונותני שירותים, קבלת הצעות מבתי מלון, מסעדות, 

         חברות אוטובוסים,

נותני שירותי כנסים, מורי דרך, אתרים לאירועים ואטרקציות במהלך סמינר או סיור לימודי. רק במשרד מזכירות האיגוד מתנהלים החשבונות. הרישומים, ההצעות, ההזמנות ההתחשבנויות, המסמכים, הקבלות והחשבוניות שאת כולם יש לתעד ברוח חוות דעת זו. תמיד צריך לזכור שרשם העמותות מוסמך לפי שיקול דעתו לשלוח חוקרים ומבקרים מטעמו למשרדי האיגוד כדי לבדוק את התיעוד הרישומים, המסמכים וההתחשבנויות הנדרשים כאמור לעיל. ולשם כך יש לתייק כל מסמך שיש להפיקו, בדרך של הדפסה על נייר. זאת לשם תיוק כל מסמך בתיק.